Rekabetin her zamankinden daha yoğun olduğu ve giderek arttığı günümüz iş dünyasında, hizmet sağlayıcı ve tedarikçilerin değerlerini, karar vericilere etkili bir şekilde iletebilmeleri önemli hale gelmiştir. Hizmet sağlayıcı ve tedarikçiler için, karar vericilerine kendi değerini etkili bir şekilde iletememek, pazarda varlıklarını sürdürmekte ve büyümekte zorluklar doğurabilir. Ancak, değerinin gücünü bilerek, doğru alanlarda, doğru özelliklerin öne çıkarılması ve anlaşılabilir bir şekilde sunulması, bu zorlukların üstesinden gelmenin ve rekabette öne çıkmanın bir yolunu sunar.
Tedarikçi ve hizmet sağlayıcıları için “value is power” ifadesi, ürün ve hizmetlerinin ne kadar değerli olduğunu karşı tarafa yansıtabildikleri ölçüde güçlü olabildiklerini özetleyen bir tanımlamadır. Başka bir deyişle, karar vericilerin, sunulan ürün veya hizmetin değerini algılayabildiği kadar güçlü ve rekabetçi olunabileceğini belirtir. Bu tanımlama, bir tedarikçinin veya hizmet sağlayıcının, rekabet avantajını belirleyen kritik bir faktördür. Bu faktörün en güçlü şekilde karar vericilere aktarılabileceği ve anlatılabileceği zamanlardan biri de satınalma ve ihale süreçlerindeki ön değerlendirme (Prequailification) aşamasıdır.
Ön Değerlendirme Sürecinde Değerin İfade Edilmesi
Belirli bir ihtiyaç doğrultusunda başlatılan ihale süreçlerinde ön değerleme (prequalification) aşamaları, bir tedarikçinin potansiyelini ve değerini karar vericilerine doğru bir şekilde iletebilmesi için en uygun zamanlardan biridir. Bu süreçlerde, tedarikçi ve hizmet sağlayıcı yeteneklerini, deneyimlerini ve kalitesini öne çıkararak karar vericilerine güven verebilir ve bu şekilde, rekabet avantajını artırarak ve potansiyelini yansıtma şansı bulur.
İhalelerdeki ön değerlendirme süreçlerini, avantaja çevirebilmek için uygulanabilecek adımlar aşağıdaki şekilde özetlenebilir.
Stratejik Adımlar
Doğru Profil Oluşturma: Ön değerleme sürecine, projenin hedeflerine ve belirlenmiş ihtiyaçlara uygun firma değerleri belirleyerek başlamak büyük öneme sahiptir. Hizmet sağlayıcı ve tedarikçilerin, deneyimlerini, yeteneklerini ve referanslarını içeren profil oluşturma sürecinde, doğru tanımlamalarla ve sayısal ifadelerle, ihtiyaç duyulan hizmetin ve ürünün karşılığı olan bilgiler iletilmelidir. Bu sayede, ihale ana konusuna hâkim olunduğunun ve farkındalığın, karar vericilere yansıması sağlanır.
Organizasyonun Tanıtılması: Firma organizasyonunun mevcut yapısının kaba hatları ile tariflenmesinin yanı sıra, ihtiyaç duyulan, ihale konusu olan alanda firmayı temsil edecek organizasyonun ve personelin detaylı tanıtılması, verilen değeri ve önemi yansıtacaktır.
Belgelendirme ve Sertifikasyon: Karar vericilerin güvenini kazanmak için, hizmet sağlayıcı ve tedarikçilerin kalitesini ve uygunluğunu doğrulamada yardımcı olabilecek, uygun belgelendirme ve sertifikasyonlara sahip olunması gerektiği bir gerçektir. Bu belge ve sertifikaların güncelliği verilen önemi yansıtan bir faktördür.
Referanslar ve Müşteri İlişkileri: Müşteri referansları, tedarikçinin geçmiş başarılarını ve müşteri memnuniyetini kanıtlamada önemli bir araçtır. Tamamlanmış işlerle ilgili alınan resmi belgeler dışında, müşteri geri dönüşlerinin bulunduğu dokümanlar bu konuda hizmet sağlayıcı ve tedarikçilerin elini güçlendirecektir. Ayrıca, güçlü bir iletişim ile müşteri ilişkilerinin devamlılığı, hizmet sağlayıcı ve tedarikçinin değerini artırdığı gibi, uzun süreli rekabet avantajı sağlar.
Performans Kriterlerine Uyum: İhale konusu ile ilgili sahip olunan tecrübelerin doğru sunulması ve talep edilen performans kriterleriyle örtüştürüldüğünde, hizmet sağlayıcı ve tedarikçi, süreçte bir adım öne çıkacaktır. Bununla ilgili olarak, hizmet sağlayıcının kendi performans kriterlerinin farkında olup, kayıtlarını tutması ve gerektiğinde, uygun taleplerle doğru eşleştirmesi önem kazanmaktadır.
Sürekli İyileştirme ve İnovasyon: Sürekli olarak yenilikçi çözümler geliştirmek ve süreçleri iyileştirmek, hizmet sağlayıcı ve tedarikçiyi rekabette avantajlı konuma getirir. Geçmiş projelerden çıkarılan derslerin ve başarıların kayıt altına alınarak vurgulanması, hizmet sağlayıcı ve tedarikçinin, gelecekteki performansı için iyileştirmeler yaptığını göz önüne çıkarır ve karar vericiler nezdinde güven sağlanır.
Değerin Gücü
Değerini piyasada bir güç olarak kullanabilen ve değerinin farkında olarak öne çıkarabilen hizmet sağlayıcı ve tedarikçilerin rekabet içerisinde bir adım ileride olması kaçınılmazdır. Bu özellikle değerini en kolay ve etkili gösterme fırsatlarından biri olan ön değerleme süreçlerinde verim elde edecek şekilde uygulanabilir. Doğru ve karar vericilerin beklentilerine yönelik bilgi sağlama, referansların güncelliği ve doğruluğu, inovasyon ve ek değerler sunma ile iletişim becerilerini geliştirme gibi stratejiler, hizmet sağlayıcı ve tedarikçilerin değerlerini etkili bir şekilde vurgulamalarına ve ihale süreçlerinde öne çıkmalarına yardımcı olabilir.
